Business intelligence: cos’è?

La Business Intelligence (o BI) è un software che consente di inserire dati relativi al business e li presenta in una forma molto più chiara e intuitiva, come report, grafici, diagrammi o dashboard.

Chi sfrutta questo tipo di sistema ha la possibilità di accedere a diverse tipologie di dati, analizzando tali informazioni per ottenere degli insight relativi alle performance effettive della propria impresa.

Le aziende possono sfruttare questo tipo di software e i gli insight che fornisce per migliorare le decisioni da prendere per il business e per trovare eventuali problemi, i trend di mercato e nuove opportunità di guadagno.

In questo articolo, analizzeremo da vicino quali sono le caratteristiche e il funzionamento della Business Intelligence.

Business Intelligence: come funzionano questo tipo di piattaforme?

Le piattaforme di Business Intelligence si affidano, di solito, ai data warehouse per le informazioni di riferimento.

Una data warehouse raggruppa i dati da più parti e li inserisce in un unico sistema centrale, così da dare un supporto ai report dei business.

Tramite un software di Business Intelligence è possibile, quindi, eseguire delle query e offrire dei risultati all’utente, che vengono posti tramite grafici, mappe o report.

Nonostante siano state implementate nuove soluzioni, quella dei data warehouse rimane ancora la preferita.

Business Intelligence, perché è così importante? Ecco quali sono i motivi principali

La Business Intelligence permette alle aziende di effettuare domande utilizzando un linguaggio chiaro, ottenendo così delle risposte che possono facilmente essere comprese.

Invece di utilizzare ipotesi probabili, hanno la possibilità di prendere decisioni in base a quello che i dati di business dicono e che sono collegati alla supply chain, alla produzione, ai clienti o ai trend di mercato.

Fornendo insight passati e attuali relativamente al business, la Business Intelligence permette di ottenere un quadro molto accurato rispetto a un periodo di tempo ben definito. In più, garantisce i giusti mezzi per pianificare una strategia aziendale che si basi su dati veritieri e concreti.

Le imprese, quindi, possono trasformarsi in organizzazioni basate sui dati, migliorando così le loro performance e ottenendo un margine competitivo maggiore.

Alcuni degli altri benefici principali sono:

• apportare miglioramenti al ROI (Return On Investment), capendo il business e inserendolo in modo intelligente sul mercato per ottenere obiettivi precisi;
• conoscere le preferenze, il comportamento e le tendenze degli utenti, usando gli insight per comunicare in moto più appropriato con i potenziali clienti e personalizzando servizi e prodotti, così da poter soddisfare maggiormente le esigenze di mercato;
• monitorare attività di business ed effettuare le dovute modifiche che si basano sui dati degli insight;
• apportare miglioramenti alla gestione della supply chain effettuando dei controllo dell’attività e trasferendo i risultati a tutti i collaboratori e i fornitori;

Quali sono i vantaggi della Business Intelligence: perché conviene?

Fare un calcolo dei profitti che un buon progetto di Business Intelligence può generare non è semplice, dato che i risultati non si vedono nell’immediato, ma possono essere percepiti nel tempo.

Però, è possibile fare un elenco di quelli che sono i vantaggi principali di affidarsi a una soluzione di Business Intelligence, in modo da poter avere un’idea chiara del perché convenga affidarsi a questo tipo di sistema.

Innanzitutto, garantisce automatizzazione. L’azienda, infatti, non ha più bisogno di prelevare e di integrare in maniera manuale i dati. Tra l’altro, si tratta di un’attività che deve essere ripetuta nel tempo ed è esposta ad altri margini di errori, soprattutto umani.

Tramite i sistemi moderni, invece, raccogliere e trasformare i dati è facile, così che l’azienda possa evitare di compiere attività scomode e proteggersi dai rischi.

Altro beneficio è la flessibilità, con le attività di business che possono visualizzare i dati in modo semplificato e potenziato. Anche la puntualità è un vantaggio che spinge molte aziende ad affidarsi alla Business Intelligence. Infatti, giornalmente un’impresa può effettuare analisi e prendere decisioni con in mano dati sempre e costantemente aggiornati.

Tra i benefici non si può non citare una maggiore produttività. A meno di interventi specifici, il reparto IT non deve compiere azioni di manutenzione del dato, così da concentrarsi maggiormente su altre tipologie di attività più produttive per la realizzazione di nuovi contenuti per l’azienda.

Tutto ciò si traduce in qualità dei dati più elevata, altro beneficio che vale la pena citare. Infatti, le informazioni che l’utente finale utilizza arrivano da procedure validate che si affidano a dati certificati.

Infine, due ulteriori benefici apportati dalla Business Intelligence: indipendenza e sguardo al futuro. Nel primo caso ci riferiamo alla possibilità per IT e business di operare su attività differenti. La cooperazione viene richiesta solo per un tempo limitato e quando si necessitano nuovi sviluppi.

Ma fondamentale è anche lo sguardo verso il futuro che la Business Intelligence offre. I dipendenti di un’azienda, infatti, saranno più competenti e formati, oltre che liberi di approfondire aspetti e problematiche alle quali prima non si dava importanza.

Ma come si fa la Business Intelligence? Vediamo le fasi principali che la costituiscono

La fase zero della Business Intelligence è la comunicazione con l’utente. Il consulente di Business Intelligence deve avere la possibilità di interagire con ogni reparto aziendale, capendone il linguaggio e spingendolo a usare una terminologia univoca. Capita spesso, infatti, che un concetto identico venga espresso usando termini diversi o che una parola venga impiegata per concetti totalmente differenti.

Nella fase uno, invece, si passa alla comprensione della richiesta. Meno è forte l’uso di un vocabolario comune, più è complesso capire le necessità dell’utente. Quest’ultimo, poi, avendo ampia conoscenza dei propri processi, spesso effettua richieste molto sintetiche, in cui mancano parti importanti. Se per lui questi dettagli sono ovvi, quando non è disposto a interagire con gli analisti della Business Intelligence il lavoro subisce degli ostacoli e viene portato a termine con degli errori.

La fase due è l’identificazione dell’origine dei dati. In un’azienda, le fonti di quest’ultimi sono varie. Esempi comuni sono i fogli di calcolo, i documenti di testo e le basi di dati, ma ne esistono ancora altri.

Nel momento in cui un utente fa una richiesta alla Business Intelligence, l’analista deve sapere in che posto si trovano precisamente i dati, che dovrà successivamente rielaborare. Solitamente, vengono immagazzinati all’interno di un database, ma bisogna conoscere la fonte interna per poter proseguire con l’estrazione.

La terza fase consiste proprio nell’elaborazione dei dati. Il termine rielaborare è riduttivo per spiegare il processo a cui vengono sottoposte le informazioni che fanno parte di un sistema aziendale.

I dati vengono archiviati all’interno della data warehouse, che fa parte di ogni progetto di Business Intelligence. Dalla sua qualità dipende la buona realizzazione di un progetto e la semplicità con cui si potrà realizzare la fase successiva, ovvero la quarta, che consiste nella presentazione, in forma visuale, delle informazioni.

Ricordiamo che rielaborazione e immagazzinamento dei dati sono conosciuti, rispettivamente, come trasformazione e caricamento nel gergo aziendale. Unite all’estrazione, queste fasi compongono l’ETL, acronimo che sta per Extract, Transform and Load.

Andando più a fondo nell’analisi della fase quattro, bisogna precisare che gli utenti che si avvalgono della Business Intelligence possono accedere solamente al prodotto finale, relativo a questa fase. In gergo, questa viene chiamata reportistica e si riferisce a una serie di documentazioni che permettono di visualizzare in forma grafica informazioni e dati.

Per un’azienda, è di vitale importanza presentare i dati nel modo più corretto possibile. Inoltre, devono essere intuitivi ed appetibili. Soltanto in questo modo la Business Intelligence potrà avere successo.

Fondamentale è anche la necessità che il risultato non sia fuorviante. Quando un utente interpreta in modo errato i dati, rischia di prendere delle decisioni errate, che possono compromettere i risultati commerciali della propria impresa.

La Business Inteligence fornisce dati già pronti a essere analizzati. I report, quindi, servono esclusivamente per presentare queste informazioni in maniera facilmente comprensibile.

Infine, occorre ricordare che il reporting può essere di 3 differenti livelli: direzionale, operativo e strategico. Cosa cambia tra questi? Semplicemente i destinatari e il livello di dettaglio dei dati che il documento contiene.

Quali sono le più importanti differenze tra la Business Intelligence classica e quella moderna?

L’attuale Business Intelligence dà maggiore importanza e priorità all’analisi self-service, oltre che alla rapidità di informazione.

Negli anni passati, invece, gli strumenti di Business Intelligence erano basati su modelli tradizionali. L’approccio era di tipo top-down e il tutto era gestito dall’organizzazione IT. In questo caso, si utilizzavano i report statici, che servivano a dare risposta a quasi tutte le domande di analisi.

Quando qualcuno aveva la necessità di porre un’altra domanda sul report che aveva ricevuto, la sua richiesta veniva posta al termine della coda di reporting. Così facendo, il processo doveva obbligatoriamente iniziare da zero.

Ciò comportava un’estrema lentezza dei cicli di report ed era complesso sfruttare i dati per poter prendere delle decisioni aziendali. La Business Intelligence tradizionale è ancora utilizzata per le operazioni ordinarie di elaborazione di report, oltre che per dare risposta a query di tipo statico.

L’approccio della Business Intelligence moderna, invece, è differente ed è basato, essenzialmente, su accessibilità e interattività. Nonostante i reparti IT svolgano ugualmente un ruolo determinante nell’ambito della gestione dell’accesso ai dati, un gran numero di utenti, di vari livelli, hanno l’opportunità di poter personalizzare le dashboard e di dar vita a report, anche con breve preavviso.

Se un’azienda si affida a un software appropriato, affidabile e di qualità, gli utenti sono messi nella posizione di poter visualizzare i dati e di rispondere alle proprie domande.