Perché gli editori devono investire nella digitalizzazione dei processi di redazione?

La digitalizzazione è un fenomeno che sta trasformando profondamente il mondo del lavoro, della comunicazione e della cultura; ne consegue che anche il settore editoriale deve affrontare l’insieme di sfide e opportunità offerte dalle nuove tecnologie, che possono migliorare l’efficienza, la qualità e la diffusione dei suoi prodotti.

Ma cosa significa digitalizzare i processi di redazione? Quali sono i vantaggi? Vediamolo insieme.

I vantaggi della digitalizzazione

Digitalizzare in campo editoriale significa utilizzare strumenti e piattaforme digitali per gestire tutte le fasi della produzione editoriale, dalla creazione dei contenuti alla revisione, dalla formattazione alla distribuzione, coinvolgendo tutti gli attori interessati dal sistema: autori, editori, revisori, grafici, stampatori, distributori, lettori.

I tre vantaggi principali che l’informatizzazione dei processi di redazione comporta, si possono individuare nei seguenti:

• Maggiore efficienza operativa: la gestione di documenti cartacei e il flusso di lavoro tradizionale richiedono tempo e risorse considerevoli. Tramite l’adozione di soluzioni digitali, gli editori possono semplificare i processi di revisione, modifica e pubblicazione dei contenuti. L’utilizzo di software specifici per la redazione permette di automatizzare compiti ripetitivi e ridurre gli errori umani, garantendo un flusso di lavoro più rapido e accurato;
• Collaborazione migliorata: viene favorita la collaborazione tra gli autori, gli editori e gli altri professionisti coinvolti nella produzione. Le piattaforme digitali consentono di condividere facilmente i documenti, annotare le modifiche e monitorare il progresso del lavoro in tempo reale, per cui viene migliorata la comunicazione e viene ridotta la necessità di scambiare copie fisiche, agevolando un modello di lavoro e rapido e con una minore incidenza di errori;
• Accesso semplificato ai contenuti: la digitalizzazione permette agli editori di archiviare e organizzare i contenuti in modo più efficiente, in quanto grazie all’impiego di un sistema di gestione informatizzato, i documenti vengono indicizzati in modo corretto e veloce per una loro più facile ricerca e recupero, oltre alla riduzione dell’esigenza di spazio fisico, permettendo di liberare risorse.

L’automazione dei processi di redazione comporta anche altri innegabili e non secondari benefici per il mondo dell’editoria; per chiarezza, vediamo di suddividerli in categorie.

Vantaggi strutturali

Si riferiscono a tutti quei benefici che hanno un impatto sull’aspetto organizzativo ed economico dell’editore:

• Riduzione dei costi: la digitalizzazione consente di ridimensionare i costi legati alla carta, alla stampa, al magazzino e alla logistica, ottimizzando le risorse e i tempi;
• Miglioramento della qualità: consente di innalzare la qualità dei prodotti editoriali, sia dal punto di vista dei contenuti sia della loro forma. Grazie a strumenti di verifica, correzione, impaginazione e conversione digitale, viene assicurata una maggiore accuratezza e uniformità dei testi e delle immagini, con aggiornamento e integrazione in tempo reale, implementando la dinamicità di contenuti tipica dei tempi moderni;
• Ampliamento del mercato: permette di ampliare il mercato dei prodotti editoriali, raggiungendo nuovi bacini d’utenza e nuove aree geografiche. Grazie alla distribuzione digitale, si può offrire ai lettori una maggiore accessibilità e fruibilità dei contenuti, sia come materiali scritti digitali che in formato audio o video. I prodotti editoriali possono essere promossi per mezzo dei social media o aggregatori di notizie, sia orizzontali sia verticali.

Vantaggi operativi

Quando l’innovazione ha come obiettivo il miglioramento del flusso di produzione, sotto gli aspetti della rapidità, fluidità, sicurezza e autorevolezza dei contenuti, che rappresentano fattori fondamentali per il successo di una strategia di comunicazione online, la digitalizzazione permette di ottenere benefici nei seguenti ambiti:

• Scelta di un tema rilevante e interessante per il proprio pubblico, che risponda alle sue esigenze, domande e problemi; deve essere in linea con gli obiettivi e i valori del proprio brand o della propria attività;
• Ricerca approfondita delle fonti, verificando la loro affidabilità, attualità e completezza. Le fonti devono essere citate nel contenuto, per dare credibilità e trasparenza al contenuto;
• Struttura del contenuto chiara e coerente, che eviti muri di testo per una maggiore facilità di lettura e comprensione;
• linguaggio corretto dal punto di vista grammaticale, ortografico e sintattico, senza imprecisioni o errori fattuali, adatto al target da raggiungere e al tono e stile richiesti dall’argomento;
• Ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), utilizzando parole chiave pertinenti, meta tag, URL in linea con le regole di indicizzazione e altri elementi che possano migliorare il posizionamento organico del contenuto sul web;
• Valutazione dell’impatto del contenuto sul pubblico, con il monitoraggio della performance per mezzo dell’analisi di parametri come: traffico, visualizzazioni, clic, condivisioni e commenti, oltre alle conversioni in tutte le loro forme (registrazione a newsletter, acquisto di prodotti editoriali correlati offerti, ecc.), cosa che consente di comprendere se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati e apportare le eventuali migliorie.
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La sicurezza della digitalizzazione dei processi di redazione

Paragrafo a parte merita, per la sua enorme importanza, l’argomento della sicurezza delle procedure redazionali, declinate nei seguenti aspetti:

• Protezione dei contenuti creati: questi possono essere conservati sia a livello locale sia in piattaforme cloud. In ambedue i casi, essi devono essere protetti con innovative soluzioni software o hardware in grado di isolarli da accessi e manipolazione non autorizzati;
• Protezione dei contenuti pubblicati: anche se postati, rimangono sotto l’egida del diritto d’autore e delle relative norme, la Legge 22 aprile 1941 n. 633 e il regolamento dell’AgCom (Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni) contro la pirateria digitale. L’impiego di piattaforme dotate di robusti meccanismi anticopia è senza dubbio un’ottima soluzione, anche se, purtroppo, non assoluta;
• Protezione dei dati: in questo caso, devono essere resi sicuri tutti i database e i dispositivi di archiviazione informazioni che vengono impiegati all’interno del flusso produttivo della redazione stessa. Un portale web, così come tutti i sistemi a esso collegati, potranno, grazie alla digitalizzazione dei processi, essere adeguatamente difesi non solo con soluzioni informatiche che gestiscono autenticazione, autorizzazione e manipolazione dei dati, ma che implementano anche processi di disaster-recovery, qualora si verificasse una loro perdita o corruzione massiccia.

Le sfide generate dall’automazione di una redazione

La digitalizzazione dei processi di redazione comporta, oltre ai vantaggi indicati nei paragrafi precedenti, anche delle sfide per gli editori, che devono adattarsi a un contesto caratterizzato dalla dinamicità e le principali sono:

• innovazione: la digitalizzazione richiede agli editori di innovare i propri prodotti e servizi, offrendo ai lettori contenuti di qualità, personalizzati, multimediali e interattivi, sia in formato digitale che cartaceo; devono anche sfruttare le potenzialità del web e dei social media per promuovere i propri prodotti, creare delle comunità di lettori con cui interagire;
• cultura digitale: l’automazione delle procedure richiede agli editori di sviluppare una mentalità in tal senso, che coinvolga tutti i processi editoriali e tutti i livelli dell’organizzazione; dovranno investire nella formazione e nell’aggiornamento delle competenze digitali dei propri collaboratori, interni ed esterni e, soprattutto, devono adottare delle soluzioni tecnologiche adeguate alle proprie esigenze, per gestire in modo efficiente e sicuro dati, i contenuti e flussi di lavoro, nel rispetto della normativa vigente in materia di copyright, privacy e data protection.

Investire nella digitalizzazione dei processi di redazione è una scelta strategica per gli editori che vogliono restare competitivi nell’era dell’informatizzazione, offrendo ai lettori prodotti editoriali di qualità, innovativi e accessibili.

Naturalmente, occorre che tale trasformazione digitale sia implementata con la consulenza di professionisti del settore e con l’ausilio di piattaforme web e infrastrutture informatiche in grado di supportare l’intero ciclo procedurale specifico del mondo dell’editoria, sia elettronica sia cartacea.